Zarządzanie czasem w 5 punktach

… czyli jak znaleźć czas na kreatywne prezenty

Prowadzę zajęcia na uniwersytecie, udzielam prywatnych lekcji, wykonuję tłumaczenia i piszę dwujęzycznego bloga. Do tego prowadzę kronikę rodzinną, zajmuję się domem i małym dzieckiem. Jak przy tych wszystkich obowiązkach znajduję jeszcze czas na robienie kreatywnych prezentów? W zarządzaniu czasem bardzo pomaga mi mój kochany Mąż, ale sama też wypracowałam sobie kilka sposobów na to, jak spać codziennie po osiem godzin, zdążyć ze wszystkim i nie zwariować. Oto mój przepis na sukces 🙂.

1. Zarządzanie czasem rozpoczynam od sporządzenia listy rzeczy do zrobienia

Pomysł ten zawdzięczam mojej mamie, która co święta rozpisuje na kartce, co należy zrobić i kupić którego dnia, żeby wszystko było świeże. Czasem umieszcza też na swojej liście obowiązki innych osób i skrzętnie im o nich przypomina. Tego rodzaju listy zadań mają trzy główne zalety. Po pierwsze pomagają o wszystkim pamiętać. Po drugie, nawet jeśli jest się pewnym, że niczego się nie zapomni, warto jest mieć przed oczami jakiś plan. W wreszcie po trzecie, skreślanie wykonanych już zadań daje ogromną satysfakcję.

 

2. Duże zadania dzielę na kilka mniejszych

Na przykład co sobotę zamiast wpisywać na listę „posprzątać całe mieszkanie”, zapisuję „umyć podłogę w kuchni”, „zetrzeć kurze w salonie”, „odkurzyć”. Dzięki temu nie przeraża mnie perspektywa poświęcenia całego dnia jednemu zadaniu, a ponadto mogę co chwila robić sobie przerwy na skreślanie kolejnych pozycji. To samo robię w przypadku pracochłonnych prezentów. Gdybym nie podzieliła ich na mniejsze zadania, pewnie nawet nie zaczęłabym ich przygotowywać, gdyż nigdy nie miałabym wystarczająco dużo czasu. Kiedy jednak mogę je robić krok po kroku, bez problemu mieszczę kolejne etapy między innymi moimi obowiązkami (i skreślam, skreślam, skreślam 😉 ).

 

3. Realizację zadań planuję na jak najwcześniej

Kiedy już wiem, co mam do zrobienia, przypisuję zadania do konkretnych dni. Nigdy jednak nie dzielę ich po równo, tylko wpisuję jak najwięcej na jak najwcześniejszy termin. Dlaczego? Bo nigdy nie wiem, co mi jeszcze “wyskoczy” w przyszłości i zaburzy moje zarządzanie czasem. Jeśli coś przeszkodzi mi w realizacji zadań teraz, bez problemu będę mogła je przesunąć na kolejny dzień. Gdybym jednak zaplanowała je na ostatni możliwy termin i wtedy doszłyby mi jakieś sprawy niecierpiące zwłoki, nie miałabym takiej możliwości.

 

4. Ustalam priorytety

Kiedyś natknęłam się na siatkę decyzyjną Stephena Conveya’a, którą uważam za bardzo użyteczną. W dużym skrócie chodzi o to, żeby zastanowić się, czy dane zadanie jest ważne oraz czy jest pilne, a następnie wykonywać zadania według określonej kolejności: najpierw ważne i pilne, potem pilne ale niekoniecznie ważne, następnie ważne ale nie pilne i na końcu ani nie pilne, ani nie ważne. Dzięki temu nigdy nie umyka mi wykonywanie ważnych zadań przez to, że poświęciłam czas na rzeczy nieistotne.

 

5. Szacuję i przeszacowuję

Kiedy mam już przed sobą listę rzeczy do zrobienia uszeregowaną według ważności i pilności, patrzę na nią krytycznie i oceniam, ile z nich jestem w stanie zrobić danego dnia. Zgodnie z pkt. 3, sporządzając plan na cały tydzień, optymistycznie wpisuję na poniedziałek wszystko, co nie wymaga zrobienia w jakiś konkretny dzień.

Teraz przychodzi jednak pora na realistyczną ocenę tego, ile czasu mam do dyspozycji po odjęciu 8 godzin na sen, 2 na jedzenie, itp. itd. Dzień ma tylko 24 godziny, w czasie których wszyscy musimy jeść i spać, większość musi odsiedzieć swoje w pracy, a wcześniej się do niej dostać i z niej wrócić. Tego się raczej nie przeskoczy (choć znam kilka trików, którym podzielę się z Wami w kolejnym wpisie). Nigdy nie planuję też, że będę coś robić w nocy, jeśli wiem, że będę wtedy padnięta i prędzej zasnę, niż się za coś zabiorę.

Załóżmy więc, że zostały mi 4 godziny. Pora teraz oszacować, ile czasu zajmą kolejne pozycje z listy. Tu kluczowe jest pesymistyczne podejście. Jeżeli zrobienie szybkiego kreatywnego prezentu  na Dzień Matki zajmuje 30 minut w przypływie weny, 60 minut normalnie, a 90 minut, kiedy w trakcie zabraknie pomysłów, lepiej ocenić to zadanie na 75-90 minut. Dzięki temu wiem, że na pewno ze wszystkim zdążę.

Wszystkie zadania, które po szacowaniu nie mieszczą się w moich „produktywnych” 4 godzinach, oddzielam grubą kreską i przestaję traktować jako obowiązki na dany dzień. Jeśli jednak skończę zaplanowane zadania wcześniej (dzięki temu, że szacowałam czas ich wykonania „z górką”), mogę wybrać sobie jakieś dodatkowe zadanie z listy i tym samym zmniejszyć liczbę obowiązków w dniu następnym. Nie wiem jak Ty, ale ja czerpię o wiele większą satysfakcję z wykonania mniej ambitnego planu w 120% niż z wyrobienia się z na styk z planem, którego realizacja przez cały czas wisiała na włosku.

 

Jestem ciekawa, które z tych sposobów na zarządzanie czasem wydają Ci się najistotniejsze albo które z nich stosujesz. A może masz jakieś własne sposoby, którymi zechcesz się podzielić? Zanim zabierzesz się do lektury kolejnego wpisu o zarządzaniu czasem, spróbuj wypróbować moje rady przez tydzień i koniecznie daj znać, czy pomogły!

Dobre rady:

– Kiedyś pisałam swoje listy zadań w notesie, który miałam zawsze przy sobie. Obecnie używam do tego sticky notes wyświetlanych na ekranie komputera. Mają one tę zaletę, że łatwo na nich przesuwać zadania pomiędzy dniami i szeregować listę. Niestety zamiast skreślać zrealizowane pozycje, muszę je usuwać, więc na koniec udanego dnia zostaję z pustą kartką zamiast długiej listy poskreślanych rzeczy, z których mogę być dumna. Sądzę jednak, że da się znaleźć aplikację, która posiada tę funkcjonalność.